Аудит трудовых договоров в Казахстане: пошаговое руководство: руководство для бизнеса (вариант 2)
Аудит трудовых договоров в Казахстане — обязательная процедура для любого работодателя, который хочет избежать штрафов государственной инспекции труда и налоговых доначислений. Трудовой кодекс РК устанавливает жёсткий перечень обязательных условий договора: их отсутствие превращает стандартную проверку в административное дело. Это руководство даёт финансовому директору конкретный алгоритм — от инвентаризации документов до исправления нарушений.
Если ваша компания готовится к проверке инспекции труда или вы хотите заблаговременно устранить кадровые риски — Разобрать трудовой спор · info@vetrovkz.com
Шаг 1. Соберите все трудовые договоры и сформируйте реестр
Аудит трудовых договоров в Казахстане начинается с полной инвентаризации: у каждого работника должен быть подписанный экземпляр договора, хранящийся у работодателя. Это требование Трудового кодекса РК — не рекомендация.
Сформируйте реестр в табличном виде: ФИО работника, дата заключения договора, вид договора (срочный или бессрочный), должность по штатному расписанию, дата последнего дополнительного соглашения. Реестр покажет пробелы сразу: отсутствующие экземпляры, истёкшие срочные договоры, которые не были переоформлены.
Отдельно выделите работников, оформленных по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Их нужно проверить на риск переквалификации — это отдельный шаг аудита. Подробнее о критериях переквалификации — в материале «Переквалификация ГПХ в трудовые отношения в Казахстане».
Практический ориентир: реестр на 50 работников опытный HR-специалист формирует за 1–2 рабочих дня. Если документы хранятся в разрозненном виде — заложите 3–4 дня.
Если при проверке договоров вы обнаружили системные пробелы — важно исправить их до визита инспекции труда, а не после предписания.
Разобрать трудовой спорШаг 2. Проверьте обязательные условия каждого договора
Трудовой кодекс РК устанавливает закрытый перечень обязательных условий трудового договора — их отсутствие делает договор уязвимым при проверке и споре с работником.
Проверьте наличие каждого из следующих условий:
- Наименование и место нахождения работодателя, ФИО и ИИН работника
- Трудовая функция (должность, специальность, конкретный вид поручаемой работы)
- Место выполнения работы (адрес, подразделение)
- Срок договора — для срочных: конкретная дата или событие окончания
- Размер и условия оплаты труда, включая оклад, надбавки, порядок выплаты
- Режим рабочего времени и времени отдыха (или ссылка на правила внутреннего трудового распорядка)
- Характеристика условий труда, гарантии и льготы при вредных или опасных условиях
- Права и обязанности работника и работодателя
Отсутствие хотя бы одного обязательного условия — нарушение, которое инспектор труда зафиксирует в предписании. Фиксируйте каждый пробел в реестре с пометкой «требует дополнительного соглашения».
Шаг 3. Как выявить риски переквалификации договоров ГПХ?
Договор ГПХ законен в Казахстане в 2026 году, но только если отношения действительно гражданско-правовые: исполнитель самостоятельно организует работу, выполняет конкретный результат и не подчиняется внутреннему распорядку заказчика.
При аудите проверьте каждый ГПХ по следующим признакам риска:
- Исполнитель работает по фиксированному графику, установленному заказчиком
- Вознаграждение выплачивается ежемесячно в одинаковом размере независимо от результата
- Исполнитель использует оборудование, материалы и помещение заказчика
- Исполнитель подчиняется руководителю заказчика и выполняет его оперативные указания
- Договор систематически перезаключается на одних и тех же условиях
Если три и более признака присутствуют одновременно — риск переквалификации высокий. Последствия: доначисление обязательных пенсионных взносов, социальных отчислений, ОСМС и ИПН за весь период, плюс выплата отпускных и компенсаций. Подробнее о налоговых последствиях — в разделе аналитики «Аналитика».
Шаг 4. Проверьте срочные договоры и основания их заключения
Срочный трудовой договор в Казахстане можно заключить только при наличии оснований, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РК — произвольное использование срочной формы незаконно.
Допустимые основания для срочного договора: временное замещение отсутствующего работника, выполнение сезонных работ, выполнение конкретного объёма работ, направление на работу за рубеж, а также ряд других случаев, установленных кодексом. Если ни одно основание не применимо — договор должен быть бессрочным.
При аудите проверьте: не истёк ли срок договора. Если срочный договор истёк, а работник продолжает работать — по казахстанскому законодательству он автоматически считается заключённым на неопределённый срок. Это меняет порядок расторжения и объём гарантий работнику. Зафиксируйте все истёкшие договоры в реестре — они требуют немедленного переоформления.
Шаг 5. Проверьте кадровые документы, сопровождающие договор
Трудовой договор — только часть кадрового досье. Финансовый директор при аудите должен убедиться, что каждый договор подкреплён обязательным пакетом документов.
Минимальный пакет на каждого работника включает: приказ о приёме на работу, личную карточку работника, подписанное ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и должностной инструкцией, а также документы об инструктаже по охране труда. Отсутствие любого из них — самостоятельное нарушение при проверке инспекции труда.
Дополнительно проверьте на уровне компании: наличие штатного расписания, графика отпусков на текущий год, положения об оплате труда. Если в компании более 50 работников — по казахстанскому законодательству обязателен коллективный договор. Подробнее об обязательных кадровых документах — в материале «Аудит трудовых договоров: базовый чек-лист».
Шаг 6. Исправьте нарушения: порядок внесения изменений
Исправление нарушений в трудовых договорах в Казахстане производится через дополнительные соглашения — односторонние изменения недопустимы.
Алгоритм исправления: подготовьте дополнительное соглашение к каждому договору, в котором недостаёт обязательных условий. Соглашение подписывается обеими сторонами и хранится вместе с основным договором. Дата вступления в силу — дата подписания, если иное не согласовано сторонами.
Если нарушение связано с формой договора (например, договор не был составлен в письменной форме) — заключите новый договор с указанием фактической даты начала работы. Трудовой кодекс РК допускает такое оформление задним числом при условии, что работник фактически приступил к работе с ведома работодателя.
Для договоров ГПХ с высоким риском переквалификации — рассмотрите перевод исполнителя в штат. Это устраняет риск доначислений и снимает неопределённость в отношениях. Консультацию по структурированию трудовых отношений можно получить через практику трудового права БЕРІК.
Частые вопросы
1. Можно ли изменить условия трудового договора в одностороннем порядке?
Нет: Трудовой кодекс РК запрещает работодателю в одностороннем порядке изменять существенные условия трудового договора — должность, размер оплаты, режим работы. Любое изменение требует письменного соглашения сторон. Исключение — изменение условий по инициативе работодателя при наличии производственной необходимости: работодатель обязан уведомить работника не менее чем за 15 рабочих дней и получить его письменное согласие. Если работник отказывается, договор может быть расторгнут с выплатой выходного пособия. Устные договорённости об изменении условий юридической силы не имеют и при споре не защитят работодателя.
2. Какие кадровые документы обязан вести работодатель?
Трудовой кодекс РК обязывает работодателя вести: трудовые договоры с каждым работником, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки работников, табели учёта рабочего времени, графики отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда. Дополнительно — журналы инструктажей по охране труда, если деятельность связана с повышенным риском. Отсутствие любого из обязательных документов фиксируется как нарушение при проверке государственной инспекции труда и влечёт административную ответственность работодателя.
3. Можно ли работать по договору ГПХ в Казахстане в 2026 году?
Да, договор гражданско-правового характера (ГПХ) в Казахстане в 2026 году законен — при условии, что отношения действительно носят гражданско-правовой характер: исполнитель выполняет конкретный результат, самостоятельно организует работу, не подчиняется внутреннему распорядку заказчика. Если же фактически человек работает по графику, получает ежемесячное вознаграждение и подчиняется руководителю — суд или инспекция труда вправе переквалифицировать такие отношения в трудовые. Последствия переквалификации: доначисление налогов, социальных взносов, выплата отпускных и компенсаций за весь период.
4. Как оплачивается сверхурочная работа по ТК РК?
По Трудовому кодексу РК сверхурочная работа оплачивается не менее чем в полуторном размере часовой ставки за первые два часа и не менее чем в двойном размере — за последующие часы. Работодатель вправе по соглашению с работником предоставить дополнительный день отдыха вместо повышенной оплаты. Привлечение к сверхурочной работе допускается только с письменного согласия работника и не должно превышать установленного законом лимита часов в год. Отсутствие письменного согласия и ненадлежащий учёт сверхурочных — типичные нарушения, выявляемые при кадровом аудите.
5. Сколько составляет выходное пособие при сокращении?
При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников Трудовой кодекс РК обязывает работодателя выплатить выходное пособие в размере средней заработной платы за один месяц. Если работник проработал более одного года — пособие рассчитывается с учётом стажа: за каждый год работы сверх первого добавляется дополнительная выплата. Помимо пособия, работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и все причитающиеся суммы в день увольнения. Задержка выплат влечёт ответственность работодателя.
6. Что проверяет инспекция труда при плановой проверке?
Государственная инспекция труда в Казахстане при плановой проверке, как правило, проверяет: наличие и содержание трудовых договоров, соответствие условий оплаты труда требованиям Трудового кодекса РК, ведение табелей учёта рабочего времени, соблюдение норм рабочего времени и отдыха, наличие документов по охране труда, правильность оформления увольнений. Отдельное внимание уделяется договорам ГПХ — инспектор вправе запросить документы, подтверждающие гражданско-правовой характер отношений. По итогам проверки выдаётся предписание об устранении нарушений с установленным сроком.
7. Каков срок хранения трудовых договоров в Казахстане?
Трудовые договоры в Казахстане относятся к документам длительного хранения. По действующим правилам документооборота трудовые договоры хранятся в течение 75 лет с момента прекращения трудовых отношений — это связано с тем, что они могут потребоваться для подтверждения трудового стажа работника при назначении пенсии. Приказы о приёме и увольнении хранятся аналогичный срок. Личные карточки работников — также 75 лет. Табели учёта рабочего времени — как правило, 5 лет. При ликвидации компании документы передаются в государственный архив.
8. Нужно ли перезаключать договор при изменении должности работника?
При изменении должности работника в Казахстане перезаключать трудовой договор не нужно — достаточно оформить дополнительное соглашение к действующему договору, в котором указывается новая должность, новый размер оплаты и дата вступления изменений в силу. Одновременно издаётся приказ о переводе. Если изменение должности сопровождается переводом в другое структурное подразделение или изменением места работы — это также отражается в дополнительном соглашении. Устное согласование перевода без письменного оформления является нарушением Трудового кодекса РК.
Выводы
Аудит трудовых договоров в Казахстане — это шестишаговый процесс: инвентаризация реестра, проверка обязательных условий, анализ рисков ГПХ, контроль срочных договоров, проверка кадрового пакета и исправление нарушений через дополнительные соглашения. Финансовый директор, проводящий аудит до проверки инспекции труда, устраняет риски административной ответственности и налоговых доначислений по переквалифицированным ГПХ. Системные нарушения в трудовых договорах — один из наиболее частых источников непредвиденных расходов при M&A и реструктуризации бизнеса.
Актуально на: 29 сентября 2026 года.
Если ситуация требует внимания — мы поможем разобраться.
Смежные направления
Направление практики
Трудовое право и HR-споры — трудовые договоры и ГПХ, увольнения и сокращения, трудовые споры и HR-комплаенс по ТК РК.