Чек-лист кадровых документов для проверки в Казахстане: контрольный список

Как пользоваться этим чек-листом

Чек-лист разбит на тематические блоки: каждый соответствует отдельной группе кадровых документов. Для каждого пункта указано, что именно проверять и какие типичные ошибки встречаются на практике.

Проходите список последовательно: сначала документы, обязательные при приёме на работу, затем — документы, которые ведутся в течение всего периода трудовых отношений, и наконец — документы при увольнении. Отдельный блок посвящён локальным нормативным актам работодателя.

Если по итогам проверки вы обнаружили пробелы — не устраняйте их в спешке без юридической оценки: ряд нарушений требует не просто «дооформления», а корректного восстановления документов с учётом требований Трудового кодекса РК.

Блок 1. Документы при приёме на работу

Трудовые отношения в Казахстане возникают только на основании письменного трудового договора — устная договорённость правовых последствий не порождает. Проверьте каждый из следующих документов.

• Трудовой договор — оформлен в двух экземплярах, подписан обеими сторонами, содержит все обязательные условия: место работы, трудовую функцию, дату начала, размер оплаты труда, режим рабочего времени. Один экземпляр передан работнику под подпись на экземпляре работодателя.
• Приказ о приёме на работу — издан на основании трудового договора, содержит дату приёма, должность, структурное подразделение, условия оплаты. Работник ознакомлен с приказом под подпись.
• Личная карточка работника — заполнена полностью, содержит персональные данные, сведения об образовании, стаже, воинском учёте (при необходимости).
• Согласие на обработку персональных данных — оформлено в соответствии с Законом о персональных данных и их защите, подписано работником до начала обработки его данных.
• Ознакомление с локальными актами — работник ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, положением об оплате труда и иными актами, непосредственно связанными с его трудовой функцией, до подписания трудового договора или одновременно с ним.

Типичная ошибка: трудовой договор подписан, но работник не получил свой экземпляр — это нарушение, которое фиксируется при проверке даже при наличии самого договора в деле.

Блок 2. Локальные нормативные акты работодателя

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы работодателя, конкретизирующие условия труда применительно к конкретной организации. Их отсутствие само по себе является нарушением.

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — утверждены работодателем, содержат режим работы, порядок приёма и увольнения, меры поощрения и взыскания, требования к поведению на рабочем месте.
• Положение об оплате труда — устанавливает систему оплаты, порядок начисления премий, надбавок, доплат за сверхурочную работу, работу в ночное время и праздничные дни.
• Должностные инструкции — разработаны для каждой должности, содержат перечень обязанностей, прав и ответственности. Работник ознакомлен под подпись.
• Инструкции по охране труда — разработаны по видам работ и профессиям, утверждены работодателем, работники прошли инструктаж с фиксацией в журнале.
• Положение о персональных данных работников — регулирует порядок сбора, хранения, использования и защиты персональных данных в соответствии с Законом о персональных данных и их защите.

Обратите внимание: ЛНА, ухудшающие положение работников по сравнению с Трудовым кодексом РК, являются недействительными в соответствующей части — даже если работник подписал ознакомление.

Блок 3. Документы учёта рабочего времени и отпусков

Учёт рабочего времени в Казахстане обязателен для всех работодателей — это основа для расчёта заработной платы и подтверждения соблюдения норм труда при проверке.

• Табель учёта рабочего времени — ведётся ежемесячно по каждому работнику, отражает фактически отработанное время, сверхурочные часы, дни болезни, отпуска. Подписан ответственным лицом и руководителем подразделения.
• График отпусков — утверждён на текущий год не позднее установленного срока, содержит запланированные даты отпусков всех работников. Работники ознакомлены с графиком под подпись.
• Приказы о предоставлении отпусков — изданы по каждому факту предоставления ежегодного, учебного, социального или иного отпуска. Работник уведомлён о начале отпуска в установленный срок.
• Заявления работников об отпусках — при предоставлении отпуска вне графика или дополнительного отпуска — наличие письменного заявления обязательно.

Частая проблема: табель ведётся формально — все работники отмечены как отработавшие стандартное время, тогда как фактически имели место сверхурочные. Это создаёт риски при трудовых спорах о доплате за переработку.

Блок 4. Документы по оплате труда и социальным отчислениям

Документы по оплате труда подтверждают соблюдение работодателем гарантий, установленных Трудовым кодексом РК, и являются ключевыми при проверках как инспекцией труда, так и налоговыми органами.

• Расчётные листки — выдаются каждому работнику ежемесячно, содержат расшифровку начислений и удержаний. Работник должен иметь возможность получить расчётный листок в бумажном или электронном виде.
• Ведомости на выплату заработной платы — либо платёжные поручения при безналичной выплате. Подтверждают факт и дату выплаты.
• Документы об уплате обязательных пенсионных взносов (ОПВ) и социальных отчислений — квитанции или выписки, подтверждающие своевременное перечисление в ЕНПФ и ГФСС.
• Документы об уплате взносов на обязательное медицинское страхование (ОСМС) — подтверждение перечислений в ФСМС за каждого работника.

Минимальный размер заработной платы в Казахстане по состоянию на 2026 год составляет 85 000 тенге. Выплата ниже МЗП является нарушением независимо от того, что указано в трудовом договоре.

Блок 5. Документы при изменении условий труда

Любое изменение существенных условий трудового договора в Казахстане требует письменного оформления — устная договорённость о переводе, изменении оклада или режима работы юридической силы не имеет.

• Дополнительные соглашения к трудовому договору — оформляются при изменении должности, оклада, режима работы, места работы или иных существенных условий. Подписаны обеими сторонами, хранятся вместе с основным договором.
• Уведомления об изменении условий труда — при изменении условий по инициативе работодателя работник должен быть уведомлён в письменной форме в установленный срок. Факт вручения уведомления подтверждён подписью работника или актом об отказе.
• Приказы о переводе — изданы по каждому факту временного или постоянного перевода на другую должность или в другое подразделение.
• Документы о совмещении должностей — при возложении на работника дополнительных обязанностей по другой должности оформлено письменное соглашение с указанием срока, объёма и размера доплаты.

Подмена трудового договора гражданско-правовым договором (ГПХ) при фактических трудовых отношениях является отдельным нарушением — подробнее об этом в материале о запрете подмены трудового договора на ГПХ в Казахстане.

Блок 6. Документы при дисциплинарных взысканиях

Дисциплинарное взыскание в Казахстане, применённое без надлежащего документального оформления, может быть признано незаконным судом — даже если нарушение работника было очевидным.

• Акт о дисциплинарном проступке или докладная записка — фиксирует факт нарушения с указанием даты, времени, обстоятельств и свидетелей.
• Письменное объяснение работника — работнику предложено дать объяснение в письменной форме. Если работник отказался — составлен акт об отказе в присутствии двух свидетелей.
• Приказ о применении дисциплинарного взыскания — издан в установленный срок с момента обнаружения проступка, содержит описание нарушения и вид взыскания. Работник ознакомлен под подпись.
• Документы о снятии взыскания — если взыскание снято досрочно, оформлен соответствующий приказ.

Важно соблюдать сроки: взыскание не может быть применено позднее установленного Трудовым кодексом РК срока с момента обнаружения проступка. Пропуск срока — самостоятельное основание для признания взыскания незаконным.

Блок 7. Документы при увольнении

Увольнение — наиболее уязвимая с точки зрения трудовых споров процедура: большинство исков о восстановлении на работе связаны именно с нарушениями при оформлении расторжения трудового договора.

• Основание для расторжения договора — заявление работника (при увольнении по собственному желанию), соглашение сторон, уведомление о сокращении или иной документ в зависимости от основания увольнения.
• Уведомление о сокращении — при сокращении численности или штата вручено работнику не менее чем за один месяц до увольнения. Факт вручения подтверждён подписью работника или актом об отказе.
• Приказ об увольнении — содержит основание расторжения договора со ссылкой на норму Трудового кодекса РК, дату увольнения. Работник ознакомлен под подпись в последний рабочий день.
• Расчётный лист при увольнении — содержит все начисления: заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если предусмотрено).
• Трудовая книжка или уведомление в ЕНПФ — трудовая книжка выдана работнику в день увольнения (при её наличии); в ЕНПФ направлено уведомление о прекращении трудовых отношений.

Задержка выдачи трудовой книжки или окончательного расчёта в день увольнения — самостоятельное нарушение, за которое работодатель несёт ответственность независимо от законности самого увольнения.

Блок 8. Документы по охране труда

Охрана труда в Казахстане — самостоятельный блок кадрового делопроизводства, проверяемый инспекцией труда отдельно от общих кадровых документов.

• Журналы инструктажей по охране труда — вводный инструктаж при приёме на работу, первичный инструктаж на рабочем месте, периодические повторные инструктажи. Каждый инструктаж зафиксирован подписями инструктора и работника.
• Программы инструктажей — утверждены работодателем, соответствуют специфике производственной деятельности и должностям работников.
• Приказ о назначении ответственного за охрану труда — определено конкретное должностное лицо, ответственное за организацию работы по охране труда.
• Документы о прохождении медицинских осмотров — для работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, наличие медицинских заключений обязательно.

Нарушения в области охраны труда, как правило, влекут более строгую административную ответственность, чем нарушения общего кадрового делопроизводства — особенно если они связаны с несчастным случаем на производстве.