Чек-лист подготовки тендерной заявки в Казахстане: контрольный список

Как пользоваться этим чек-листом

Каждый пункт чек-листа — самостоятельное требование, несоблюдение которого влечёт отклонение заявки. Проверяйте пункты последовательно: сначала регистрационные документы, затем квалификацию, финансы, обеспечение и технические параметры. Отметьте каждый пункт только после того, как документ получен, проверен на актуальность и загружен на портал госзакупок.

Конкурсная документация конкретного заказчика может расширять этот список. Всегда читайте конкурсную документацию до начала сбора пакета — требования варьируются в зависимости от предмета закупки, суммы лота и категории поставщика.

Блок 1. Регистрационные и правоустанавливающие документы

Регистрационные документы подтверждают правоспособность участника и являются первым фильтром при оценке заявки. Их отсутствие или недействительность — безусловное основание для отклонения.

• Свидетельство о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица — либо справка из реестра БИН. Проверьте, что наименование и БИН совпадают с данными на портале госзакупок.
• Устав (учредительный договор) — актуальная редакция с отметкой органа юстиции. Если вносились изменения — приложите все зарегистрированные редакции или консолидированный текст.
• Документ, подтверждающий полномочия подписанта — решение участников (акционеров) о назначении руководителя, приказ о назначении, либо доверенность, если заявку подписывает представитель. Доверенность должна быть нотариально удостоверена или выдана в порядке, установленном уставом.
• Документ, удостоверяющий личность подписанта — копия удостоверения личности или паспорта руководителя (представителя).
• Сведения об отсутствии аффилированности с заказчиком — если конкурсная документация требует декларацию об отсутствии конфликта интересов, подготовьте её заранее.

Блок 2. Квалификационные требования: опыт, кадры, техника

Квалификационные требования — наиболее частое основание для отклонения заявок в Казахстане. Заказчик вправе устанавливать требования к опыту, кадровому составу и материально-технической базе; их несоблюдение не исправляется после подачи заявки.

• Опыт исполнения аналогичных договоров — копии договоров и актов выполненных работ (поставки, услуг) за период, указанный в конкурсной документации. Договоры должны быть исполнены, а не просто заключены. Проверьте, что предмет договоров соответствует предмету закупки.
• Кадровый состав — если заказчик требует специалистов определённой квалификации, приложите трудовые договоры, дипломы, сертификаты, свидетельства об аттестации. Внештатные специалисты подтверждаются договорами ГПХ.
• Материально-техническая база — документы на оборудование, транспорт, производственные мощности (свидетельства о праве собственности, договоры аренды, лизинга). Аренда допустима, если конкурсная документация не требует собственности.
• Лицензии и разрешительные документы — если предмет закупки относится к лицензируемым видам деятельности, приложите действующую лицензию с приложениями. Проверьте срок действия: истёкшая лицензия приравнивается к её отсутствию.
• Сертификаты соответствия, декларации — для товаров, подлежащих обязательной сертификации, приложите действующие сертификаты или декларации соответствия техническим регламентам ЕАЭС или национальным стандартам.

Блок 3. Финансовые документы и справки об отсутствии задолженности

Финансовые документы подтверждают платёжеспособность участника и отсутствие препятствий для заключения договора. Справки имеют ограниченный срок действия — запрашивайте их непосредственно перед подачей заявки.

• Финансовая отчётность — бухгалтерский баланс и отчёт о прибылях и убытках за период, указанный в конкурсной документации (как правило, за последний завершённый финансовый год или за последние два года). Отчётность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером.
• Справка об отсутствии налоговой задолженности — формируется в электронном виде через портал КГД МФ РК или кабинет налогоплательщика. Срок действия справки — как правило, не более 30 дней. Проверьте дату выдачи: просроченная справка является основанием для отклонения.
• Справка об отсутствии задолженности по социальным платежам — если конкурсная документация требует подтверждения отсутствия задолженности по обязательным пенсионным взносам и социальным отчислениям, запросите соответствующую справку.
• Сведения об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков — проверьте на портале госзакупок goszakup.gov.kz. Включение в реестр — безусловное основание для отклонения заявки.

Блок 4. Обеспечение тендерной заявки

Обеспечение тендерной заявки подтверждает серьёзность намерений участника и вносится до истечения срока подачи заявок. Заявка без надлежащего обеспечения отклоняется автоматически.

• Денежный депозит — перечисление на счёт заказчика или на специальный счёт оператора портала госзакупок. Проверьте реквизиты в конкурсной документации. Платёжное поручение с отметкой банка о проведении операции прикладывается к заявке.
• Банковская гарантия — выдаётся банком второго уровня, аккредитованным для целей госзакупок. Гарантия должна быть безотзывной, покрывать срок рассмотрения заявок и заключения договора. Проверьте, что сумма гарантии соответствует требованиям конкурсной документации.
• Размер обеспечения — устанавливается заказчиком в конкурсной документации. Внесение суммы меньше требуемой является основанием для отклонения даже при наличии документа об обеспечении.
• Срок действия обеспечения — должен охватывать весь период рассмотрения заявок и подписания договора. Обеспечение с истекающим сроком действия может быть признано ненадлежащим.

Блок 5. Техническое предложение и ценовая заявка

Техническое предложение — содержательная часть заявки, в которой участник описывает, как именно он выполнит предмет закупки. Несоответствие технического предложения требованиям технической спецификации является основанием для отклонения по существу.

• Техническая спецификация (описание товара, работ, услуг) — подготовьте ответ на каждый пункт технической спецификации заказчика. Используйте таблицу «требование — предложение участника». Не оставляйте пункты без ответа.
• Ценовое предложение — указывается в форме, установленной конкурсной документацией. Проверьте: цена включает НДС (если вы плательщик НДС), все налоги и обязательные платежи, транспортные и иные расходы. По состоянию на 2026 год базовая ставка НДС в Казахстане составляет 16%.
• График поставки (выполнения работ) — если конкурсная документация требует, приложите детальный график с указанием этапов и сроков. Нереалистичные сроки могут стать основанием для претензий при исполнении договора.
• Страна происхождения товара — для товаров укажите страну происхождения и приложите подтверждающие документы (сертификат происхождения). Это важно для применения преференций отечественным производителям.

Блок 6. Технические требования к оформлению и подаче заявки

Формальные ошибки при оформлении и подаче заявки — одна из самых распространённых причин отклонения в казахстанских госзакупках. Проверьте технические параметры до нажатия кнопки «Подать заявку».

• Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — заявка на портале goszakup.gov.kz подписывается ЭЦП руководителя или уполномоченного представителя. Проверьте срок действия ЭЦП: истёкшая ЭЦП делает подачу невозможной. С 28 июня 2025 года ЭЦП выдаётся только лично в ЦОН.
• Форматы документов — портал принимает документы в форматах PDF, JPEG, PNG. Проверьте, что все файлы читаемы, не защищены паролем и не превышают допустимый размер.
• Полнота загрузки — убедитесь, что все обязательные поля заполнены и все документы загружены. Система может допускать подачу неполной заявки — это не означает, что она будет принята к рассмотрению.
• Срок подачи — заявка должна быть подана до истечения срока, указанного в объявлении о закупке. Система закрывает приём заявок автоматически. Технические сбои на стороне участника не являются основанием для продления срока.
• Подтверждение подачи — после подачи заявки сохраните электронное подтверждение (квитанцию) с указанием даты и времени регистрации. Этот документ может понадобиться при обжаловании.

Блок 7. Специальные требования для отдельных видов закупок

Ряд категорий закупок в Казахстане предполагает дополнительные требования, которые не охватываются стандартным пакетом документов. Проверьте, относится ли ваш лот к одной из таких категорий.

• Строительные работы — требуется лицензия на строительно-монтажные работы соответствующей категории, документы об аттестации специалистов, сведения о строительной технике. Для крупных объектов — проектная документация с положительным заключением экспертизы.
• Медицинские товары и услуги — регистрационные удостоверения на медицинские изделия и лекарственные средства, лицензия на медицинскую деятельность (для услуг), сертификаты GMP (для фармацевтической продукции).
• IT-услуги и программное обеспечение — документы о праве на использование программного обеспечения (лицензионные договоры), сведения о наличии сертифицированных специалистов, при необходимости — сертификаты соответствия требованиям информационной безопасности.
• Закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства — если закупка проводится с ограничением для МСП, подтвердите статус субъекта МСП справкой из реестра МСП или иным документом, предусмотренным конкурсной документацией.

Блок 8. Финальная проверка перед подачей

Финальная проверка — последний шанс устранить ошибки до того, как заявка уйдёт заказчику. Выполните её не менее чем за 2–3 часа до истечения срока подачи, чтобы успеть исправить технические проблемы.

• Сверьте наименование и реквизиты — наименование организации, БИН, адрес в заявке должны совпадать с данными в регистрационных документах и на портале госзакупок. Расхождения — основание для отклонения.
• Проверьте актуальность справок — справка об отсутствии налоговой задолженности, выписки из реестров: убедитесь, что ни один документ не просрочен на дату подачи заявки.
• Проверьте подписи и печати — все документы, требующие подписи руководителя, должны быть подписаны. Если документы сканируются — убедитесь, что подписи и печати читаемы на скане.
• Убедитесь в соответствии цены — ценовое предложение не должно быть ниже себестоимости настолько, чтобы это могло быть квалифицировано как демпинг. Подробнее о рисках демпинга — в материале «Демпинг в госзакупках Казахстана: риски и последствия».
• Сохраните копию заявки — перед подачей сохраните полный комплект документов локально. При возникновении спора о составе поданной заявки это будет вашим доказательством.